Une facture impayée n'est presque jamais un refus de payer. C'est un oubli, une pièce manquante, ou une facture partie à la mauvaise adresse. La relance sert d'abord à le découvrir.
D'abord : quelle est la vraie date d'échéance ?
Relancer avant l'échéance réelle vous décrédibilise ; relancer trop tard vous coûte de la trésorerie. En droit français, entre professionnels, le délai de paiement par défaut — quand rien n'a été convenu — est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation.
Si un délai a été négocié, il est plafonné : 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou, à titre de dérogation expressément prévue au contrat, 45 jours fin de mois. Un client qui vous impose 90 jours est hors des clous, même si vous avez signé.
Point décisif, et très mal connu : les pénalités de retard courent de plein droit dès le lendemain de l'échéance. Vous n'avez besoin ni d'une relance, ni d'une mise en demeure pour qu'elles soient dues. La relance sert à obtenir le paiement, pas à ouvrir le droit.
Un rythme simple, appliqué sans exception
- À l'échéance +3 jours — un rappel neutre, presque administratif. Beaucoup de retards se règlent ici.
- +15 jours — un second rappel qui redonne les références, la date d'échéance, et demande une date de règlement.
- +30 jours — un appel téléphonique. C'est l'étape la plus efficace, et la plus évitée.
- +45 jours — une mise en demeure par lettre recommandée, qui fait courir les pénalités.
Ce qui compte n'est pas la perfection du calendrier mais sa régularité. Un client qui sait que vous relancez systématiquement vous paie avant celui qui ne relance jamais.
Le ton : factuel, jamais accusateur
Les deux premières relances doivent supposer la bonne foi — parce que dans la plupart des cas, c'est la réalité. « Sauf erreur de notre part, la facture n° 2026-114 reste ouverte » ouvre une conversation. « Vous n'avez toujours pas payé » la ferme.
Un modèle pour la deuxième relance
Celui-ci se recopie tel quel. Il est volontairement court : un courrier long se lit en diagonale, et les trois éléments qui comptent — la référence, le montant, la date attendue — s'y noient.
Objet : facture n° [numéro] du [date] — [montant] € TTC — échue depuis le [date d'échéance]
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part ou règlement croisé avec ce courrier, notre facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] € TTC, venue à échéance le [date], demeure à ce jour impayée.
Nous vous en joignons une copie. Si un document vous manque pour la mettre en paiement — bon de commande, numéro de marché, attestation — merci de nous l'indiquer : nous vous le transmettrons le jour même.
À défaut, nous vous remercions de bien vouloir nous communiquer avant le [date, sous 8 jours] la date à laquelle le règlement sera effectué.
Nous restons à votre disposition et vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Trois choses le rendent efficace. L'objet porte déjà tout : un service comptable peut traiter sans ouvrir le corps du message. La phrase sur le document manquant offre une issue à celui qui bloque pour une raison administrative, et c'est le cas le plus fréquent. Enfin, la demande porte sur une date, pas sur un paiement immédiat : c'est une question à laquelle on peut répondre, donc à laquelle on répond.
Avant de relancer, vérifiez trois choses. La facture est-elle partie à la bonne adresse et à la bonne personne ? Comporte-t-elle toutes les mentions obligatoires ? Le client a-t-il un processus interne — bon de commande, validation — que vous n'avez pas respecté ? Une relance sur une facture contestable vous met en position de faiblesse.
Ce que vous pouvez réclamer en plus
Au-delà de l'échéance, vous êtes fondé à réclamer deux choses, qui se cumulent :
- Les pénalités de retard au taux prévu sur votre facture. Ce taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal ; si vos conditions de vente n'en prévoient aucun, c'est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points qui s'applique.
- L'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due de plein droit entre professionnels, par facture en retard — pas par client, ni par relance. Sur dix factures échues, cela fait 400 €.
Beaucoup d'entreprises l'ignorent et n'en font jamais état. C'est pourtant un levier, ne serait-ce que pour le mentionner : un client qui découvre que le retard a un prix chiffré traite souvent le dossier dans la semaine.
La mise en demeure, et ce qui vient après
La mise en demeure n'est pas une relance plus sévère : c'est l'acte qui marque l'entrée dans une logique contentieuse. Envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception, elle doit porter le mot « mise en demeure », identifier la créance sans ambiguïté, chiffrer le principal et les pénalités, et fixer un délai précis.
Si elle reste sans effet, deux voies existent, plus accessibles qu'on ne l'imagine :
- L'injonction de payer. Une requête déposée au greffe du tribunal, sans audience et sans avocat, accompagnée de la facture, du bon de commande ou du contrat, et de la trace des relances. Le juge statue sur pièces. L'ordonnance doit ensuite être signifiée au débiteur par un commissaire de justice, qui dispose d'un mois pour former opposition. C'est la procédure la moins coûteuse quand la créance n'est pas contestée.
- Le référé-provision. Utile quand la créance n'est pas « sérieusement contestable » et que vous voulez un titre rapidement. Plus rapide qu'un procès au fond, mais contradictoire : le client sera entendu.
Une société de recouvrement amiable est une troisième option. Elle a un coût — un pourcentage des sommes récupérées — et un effet secondaire qu'il faut assumer : elle met fin, en pratique, à la relation commerciale. À réserver aux créances que vous avez déjà renoncé à traiter vous-même.
Les cas particuliers qui changent tout
Le client est en redressement ou en liquidation
Les relances doivent cesser immédiatement : l'ouverture d'une procédure collective suspend les poursuites individuelles. Une seule chose compte alors, et elle est à délai court : déclarer votre créance auprès du mandataire judiciaire dans les deux mois qui suivent la publication du jugement au BODACC. Passé ce délai, la créance n'entre plus dans la répartition. Pour les clients que vous sentez fragiles, la surveillance des publications vaut mieux qu'une relance de plus.
Le client est un particulier
L'indemnité de 40 € et le régime des pénalités entre professionnels ne s'appliquent pas : seules valent les pénalités expressément prévues au contrat ou aux conditions générales. Et le délai pour agir est bien plus court — deux ans pour l'action d'un professionnel contre un consommateur, contre cinq ans entre professionnels. Une créance sur un particulier laissée dormir deux ans est perdue.
Le client est une administration
Le délai de paiement est en principe de 30 jours, et les intérêts moratoires sont dus automatiquement en cas de dépassement, sans avoir à les réclamer. Le blocage vient rarement d'un refus de payer : le plus souvent, la facture n'a pas été déposée correctement sur la plateforme publique, ou il manque le numéro d'engagement. Avant de relancer qui que ce soit, vérifiez le statut du dépôt — l'information s'y trouve, et elle évite un courrier inutile.
La facture est contestée
Une contestation, même tardive et même de mauvaise foi, change la nature du dossier : la créance n'est plus « non contestable », ce qui ferme la voie de l'injonction de payer. Traitez-la par écrit et sur le fond, point par point. Si elle ne tient pas, vous l'aurez démontré par écrit ; si elle tient partiellement, un avoir partiel débloque très souvent le paiement du reste.
Jusqu'à quand pouvez-vous agir ?
Entre professionnels, la prescription est de cinq ans à compter de l'échéance. C'est long, et c'est trompeur : plus une créance vieillit, moins elle se recouvre. Les interlocuteurs changent, les preuves se dispersent, l'entreprise débitrice disparaît. Au-delà de douze mois, le taux de récupération s'effondre — le vrai délai n'est pas celui de la loi, c'est celui-là.
Quand la créance est définitivement perdue
Vous avez reversé la TVA sur une facture que vous n'encaisserez jamais. Elle est récupérable lorsque la créance devient définitivement irrécouvrable — certificat d'irrécouvrabilité délivré par le mandataire, ou échec démontré des poursuites. La formalité consiste à adresser au client un duplicata de la facture portant la mention prévue à cet effet, indiquant que la facture est demeurée impayée et que la TVA correspondante ne peut pas faire l'objet d'une déduction. Beaucoup d'entreprises passent la perte sans récupérer la TVA : c'est un cinquième du montant abandonné sans raison.
Ces éléments sont donnés à titre d'information générale, au regard du droit français applicable entre professionnels. Un dossier contentieux, un client étranger ou un contrat comportant des clauses de paiement particulières méritent l'avis de votre conseil ou de votre expert-comptable avant d'engager une procédure.
Garder une trace de tout
Si le dossier part en recouvrement ou devant un tribunal, ce qui compte est ce que vous pouvez montrer : la facture, sa date d'envoi, les relances effectuées et leurs dates. Une relance faite oralement et non consignée n'a jamais existé.
Ce que fait Facturo
Facturo suit l'état de chaque facture, signale celles arrivées à échéance et permet d'envoyer les relances depuis l'outil, en conservant l'historique des envois. Les avoirs et règlements partiels se rattachent à la facture d'origine.
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