Du contrat à la prestation réalisée, retrouvez les outils utiles au responsable d’exploitation, au bureau et aux agents. Chaque fonction répond à une tâche précise du quotidien.
Les fonctions accessibles dépendent des modules activés et du rôle de chaque utilisateur. Planning, éditeur de contrats, matériel, flotte et paie peuvent nécessiter une activation selon votre offre.
Organisez les prestations par site et par agent. Les créneaux récurrents donnent une base au planning ; les absences et les changements d’affectation demandent ensuite un suivi identifiable.
Un agent est absent le mardi : retrouvez les sites concernés et préparez une nouvelle affectation.
Distinguez ce qui était prévu de ce qui a été enregistré sur le terrain. Le QR de pointage est consacré aux passages des agents ; il ne sert pas à déclarer les anomalies des occupants.
Le bureau vérifie les passages enregistrés sur un site avant de demander des précisions à l’équipe.
Gardez un lien clair entre l’entreprise cliente, le contrat et le lieu de la prestation. Cette organisation facilite le suivi lorsque plusieurs résidences ou bureaux appartiennent au même portefeuille.
Un client possède trois immeubles : chaque site conserve son contexte et ses affectations.
Une anomalie arrive avec le contexte du site. Le bureau retrouve les informations utiles pour l’affecter et suivre son traitement ; les interlocuteurs reçoivent les emails prévus par la configuration.
Un occupant signale un hall à reprendre ; le responsable retrouve le site et organise la suite.
Appuyez vos contrôles sur une grille, des notes et des observations. Le résultat par zone aide à préciser ce qui est satisfaisant et ce qui demande une reprise.
Un contrôle distingue le hall, les étages et les ascenseurs pour cibler les corrections.
Conservez une trace des interventions et des observations utiles au suivi du client. Le rapport décrit le travail réalisé ; le contrôle qualité permet d’en apprécier le résultat.
À la suite d’une intervention, le responsable retrouve le rapport pour préparer son retour au client.
Le bureau organise les collaborateurs et leurs affectations. L’agent retrouve les sites et les documents qui le concernent dans son espace, selon ses droits.
Lors de l’arrivée d’un agent, le responsable prépare ses sites et les documents nécessaires à son activité.
Retrouvez les demandes des collaborateurs dans un suivi organisé. Une demande de congé doit être examinée avant de réorganiser le planning ; les frais peuvent être accompagnés d’un justificatif.
Une absence acceptée permet au responsable d’anticiper les prestations à réaffecter.
Suivez les équipements disponibles et ceux confiés aux collaborateurs. Les mouvements et les remises donnent des repères pour préparer une intervention ou un renouvellement de matériel.
Avant une prise de poste, le bureau identifie le matériel remis à l’agent et les quantités à prévoir.
Les modules dédiés permettent d’organiser les véhicules et les tournées. Le responsable suit l’organisation ; l’agent dispose d’une vue consacrée à sa tournée.
Une équipe de collecte consulte sa tournée tandis que le bureau suit les moyens affectés.
Conservez le suivi commercial avant la mise en place de la prestation. Le prospect dispose de notes et de documents ; l’éditeur de contrats complète la préparation lorsque ce module est activé.
Une visite commerciale débouche sur une proposition ; les éléments restent disponibles pour préparer le contrat.
Rassemblez les documents utiles au bureau et aux collaborateurs. Les rubriques documentaires et le module de paie ont des usages et des accès distincts.
Le bureau retrouve une pièce du collaborateur sans la rechercher dans plusieurs échanges.
Dirigeants, responsables d’exploitation, chefs d’équipe et agents de propreté : chacun retrouve les informations liées à son travail et à ses sites.
